KSeF wchodzi w życie – rewolucja w fakturowaniu od 2026 r.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzi w decydującą fazę. Po kilku latach funkcjonowania w formule dobrowolnej ustawodawca przesądził o jego obowiązkowym stosowaniu, co oznacza jedną z największych zmian w rozliczeniach VAT od lat. Od 1 lutego 2026 r. zasadą stanie się wystawianie i odbieranie faktur wyłącznie w formie ustrukturyzowanej, za pośrednictwem systemu Ministerstwa Finansów.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy

Obowiązek stosowania KSeF w zakresie wystawiania faktur zostanie wprowadzony etapowo:

• od 1 lutego 2026 r. – dla podatników VAT, których wartość sprzedaży (wraz z VAT) w roku 2024 przekroczyła 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników VAT.
• od 1 stycznia 2027 roku w przypadku niektórych podatników na podstawie przepisów przejściowych.

Przy czym wszyscy podatnicy od 1 lutego 2026 roku powinni odbierać faktury zakupowe za pomocą KSeF.

Czym jest faktura w KSeF

Zgodnie z nowymi przepisami, faktura ustrukturyzowana to dokument:

• wystawiony w postaci elektronicznej,
• zgodny ze strukturą logiczną (XML),
• przesłany do KSeF.

To właśnie data nadania numeru w systemie, a nie data widniejąca na dokumencie, staje się kluczowa dla celów podatkowych.

Uprawnienia i dostęp do systemu

KSeF wprowadza nowy model zarządzania uprawnieniami. Podatnik musi:

• uwierzytelnić się w systemie (np. poprzez profil zaufany, podpis kwalifikowany, pieczęć kwalifikowaną lub w programach finansowo-księgowych za pomocą tokenu lub certyfikatu),
• nadać uprawnienia osobom fizycznym lub systemom (np. biuru rachunkowemu, programowi finansowo-księgowemu),
• zadbać o prawidłowe przypisanie ról (wystawianie, odbiór faktur).

Brak formalnego nadania uprawnień może skutkować paraliżem fakturowania, mimo posiadania technicznego dostępu do systemu.

Sankcje i odpowiedzialność

Od 2027 r. ustawodawca przewiduje sankcje m.in. za:

• niewystawienie faktury w KSeF mimo takiego obowiązku,
• wystawienie faktury poza systemem w okresach problemów technicznych lub offline,
• nieprzesłanie faktury do KSeF w wymaganym terminie (w trybach offline).

KSeF to nie tylko zmiana techniczna

Wprowadzenie KSeF nie jest wyłącznie kwestią nowego formatu faktury. To zmiana:

• procesów sprzedażowych i zakupowych,
• współpracy z księgowością
• obiegu dokumentów,
• odpowiedzialności wewnętrznej w firmie.

Dlatego przygotowanie do KSeF powinno obejmować nie tylko wdrożenie systemowe, ale także analizę procedur, umów i uprawnień.

Autor:

Patrycja Kubiesa – doradca podatkowy nr wpisu 13829

Krajowa Izba Doradców Podatkowych Oddział Małopolski